डाक विभाग के मेघदूत मिलेनियम के पोस्टमैन मॉडल के डे एंड में सावधानियॉ

सभी वितरण डाकघरों के डाकपालों/उप डाकपालों से अनुरोध है कि इस संदेश/सुझाव को पूरा पढ़ें:

जैसा कि आप सभी को ज्ञात है कि, हाल ही में हमारे डाक वि भाग के मेघदूत मिलेनियम पैकेज  के सभी सॉफ्टवेयरों का नया वर्जन MM 7.9.9 सी ई पी टी, मैसूर द्वारा जारी किया गया है। जोकि आपके डाकघर में आपके सिस्टम मैनेजर द्वारा अपग्रेड कर दिया गया है या कर दिया जाएगा।

इस नए वर्जन को अपग्रेड करने के बाद कुछ डाकघरों में एक नई किस्म की समस्या उत्पन्न हो रही है, सब कुछ ठीक होने के बाद भी पोस्टमैन मॉड्यूल की डे एन्ड न होना। यहाँ मैं आप सब को इस समस्या का कारण और समाधान बताना चाहता हूँ, जोकि निम्नलिखित है:-

1. यदि आप किसी दिन रजिस्ट्री पत्र (RLs) रजिस्टर्ड बैग में रिसीव करते हो तथा जितने रजिस्ट्री पत्र रिसीव करते हो, उतने पत्रों को शाखा डाकघरों या पोस्टमैनों को इनवॉइस नहीं करते हो तो उस दिन की पोस्टमैन मॉड्यूल की डे एन्ड करते समय कंप्यूटर आपको एक संदेश देगा कि, "प्राप्त किये गए रजिस्ट्री पत्रों तथा इनवॉइस किये गए रजिस्ट्री पत्रों का आपस में मिलान नहीं हो रहा है।" इस संदेश के OK बटन पर क्लिक कर दीजिए। इसकी वजह से आपके पोस्टमैन मॉड्यूल का डे एन्ड नहीं रुकेगा।

2. यदि आप किसी दिन रजिस्टर्ड पार्सल (RPs) पार्सल बैग में रिसीव करते हो तथा जितने रजिस्टर्ड पार्सल रिसीव करते हो, उतने पार्सलों को शाखा डाकघरों या पोस्टमैनों को इनवॉइस नहीं करते हो तो उस दिन की पोस्टमैन मॉड्यूल की डे एन्ड करते समय कंप्यूटर आपको एक संदेश देगा कि, "प्राप्त किये गए रजिस्टर्ड पार्सल तथा इनवॉइस किये गए रजिस्टर्ड पार्सल का आपस में मिलान नहीं हो रहा है।" इस संदेश के OK बटन पर क्लिक कर दीजिए। इसकी वजह से आपके पोस्टमैन मॉड्यूल का डे एन्ड नहीं रुकेगा।

3. यदि आप किसी दिन सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल (BPCOD, EPCOD) पार्सल बैग में रिसीव करते हो तथा जितने सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल रिसीव करते हो, उतने सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल को शाखा डाकघरों या पोस्टमैनों को इनवॉइस नहीं करते हो तो उस दिन की पोस्टमैन मॉड्यूल की डे एन्ड करते समय कंप्यूटर आपको एक संदेश देगा कि, "प्राप्त किये गए सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल तथा इनवॉइस किये गए सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल का आपस में मिलान नहीं हो रहा है।" इस संदेश के OK बटन पर क्लिक कर दीजिए। तथा यह अच्छे से याद रखिये की इसकी वजह से आपके पोस्टमैन मॉड्यूल का डे एन्ड बिल्कुल भी नहीं होगा। मतलब जिस दिन जितने सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल रिसीव होंगे उस दिन उतने और वही सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल शाखा डाकघरों या पोस्टमैनों को इनवॉइस होने अत्यंत आवश्यक हैं।

4. यदि आपके पोस्टमैन मॉड्यूल के विंडो डिलीवरी में किसी भी प्रकार का कोई भी आर्टिकल यदि इनवॉइस की गई तारीख से सात दिन या उससे पुराना हो गया है तो उस दिन आपके पोस्टमैन मॉड्यूल का डे एन्ड नहीं होगा तथा डे एन्ड करने के दौरान कंप्यूटर आपको इसके संबंध में कोई संदेश भी नहीं देगा।

5. यदि आपने पोस्टमैन मॉड्यूल में अपने शाखा डाकघरों को किसी भी प्रकार का कोई भी आर्टिकल इनवॉइस किया है तथा उसमें से किसी भी आर्टिकल को इनवॉइस किये हुए 30 दिन बीत गए हैं और आपने उसकी वापसी (Return) नहीं ली है, तो जिस दिन उसमे से किसी भी आर्टिकल को शाखा डाकघर में इनवॉइस हुए 30 दिन हो जाएंगे, उस दिन पोस्टमैन मॉड्यूल का डे एन्ड नहीं होगा।

6. यदि आपने किसी दिन शाखा डाकघरों में भेजी गई किसी सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल की पोस्टमैन मॉड्यूल में डिलिवर्ड या रिटर्न टू सेंडर रिमार्क के साथ वापसी ली है तो उस सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल का पोस्टमैन सुपरवाइजर द्वारा वेरिफिकेशन करना जरूरी है अन्यथा उस दिन पोस्टमैन मॉड्यूल का डे एन्ड नहीं होगा।

7. इसके अतिरिक्त यदि आपने वर्तमान दिवस में किसी पोस्टमैन की वापसी या सबमिट एकाउंट नहीं किया है तो पोस्टमैन मॉड्यूल का डे एन्ड नहीं होगा।

8. सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल को पार्सल बैग में रिसीव करते समय ध्यान रखें कि आपके द्वारा सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल का प्रकार सही चुना गया है। मतलब सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल रिसीव करते समय यह ध्यान रखें कि EPCOD आर्टिकल EPCOD में तथा BPCOD आर्टिकल BPCOD में ही रिसीव हो।

यदि आप ऐसा नहीं करते हैं तो आपको सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल पार्सल बैग में दोबारा रिसिव करना पड़ सकता है तथा डे एन्ड के समय कंप्यूटर आपको फिर यही संदेश देगा कि "प्राप्त किये गए सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल तथा इनवॉइस किये गए सी0 ओ0 डी0 आर्टिकल का आपस में मिलान नहीं हो रहा है।"

अतः आप सभी से अनुरोध है कि ऊपर दिए गए 8 बिंदुओं को ध्यान से पढ़े व समझे तथा अनुपालन करें।

यदि आप उपरोक्त 8 बिंदुओं का प्रतिदिन अपने डाकघर में ध्यान रखेंगे तो आपके पोस्टमैन मॉड्यूल का कभी भी डे एन्ड नहीं रुकेगा।